Ställ en “diagnos” för att underlätta din kommunikation
Konkretisera era roller i förändringsprocessen
Filmen "En diagnos hjälper till att kommunicera målen" (3 minuter).
Textversion av filmen
Om du är en förändringsledare eller en verksamhetschef som har fått det här med digitalisering i ditt knä. Antingen för att det finns en policy eller ett visionsdokument eller att du läser om det i i tidningen och tänker att ”det här är något vi behöver jobba med”. Så ska du få lite tips om hur du kan gå tillväga för att ta ner detta från den ibland lite flummiga positionen. Då skulle jag dela upp det i tre delar.
Den ena delen handlar om dig själv. Vad har du för handlingsutrymme? Vad har du för syn på det här? Vad kan du faktiskt göra? Och vad kan du inte göra? Det är väldigt viktigt att få syn på din egen roll i det här.
Den andra delen handlar om dina medarbetare. Vilka är de? Vad har de för förutsättningar? Hur kommer de att kunna hantera denna förändringsprocess?
Den tredje delen handlar om hela organisationen. Hur är er verksamhet uppbyggd? Vad har ni för olika delar i verksamheten?
När du tittar på de här tre samtidigt så får du det vi brukar kalla för en slags ”diagnos” på hur det ligger till. Man kan se på varje sådan här del. Vad behöver vi göra? Vad behöver jag ta tag i? Eller, vad jag kan och inte kan ta tag i? Vad tänker jag mig att medarbetarna behöver göra för förändringar, eller förflyttningar? Eller vad de behöver för att kunna göra dem? Vad är det för något som kanske förändrar väldigt mycket i organisationen? Att vi behöver strukturera om verksamheten.
På det här sättet så får man en liten temperaturmätare på de tre olika delarna. Den här temperaturen eller diagnosen är något som gör det mycket lättare för dig att kommunicera detta vidare. Kanske uppåt om du har en ledning eller en ägare som behöver förstå vad du tänker att ni behöver göra. Eller, för all del, om du mycket lättare kan kommunicera ut det till medarbetare hur du har tolkat det här. Kommunikationen är viktig i att ha den här diagnosen, som grund.
För om du är här uppe, kan det vara svårt att svara på vad kan du som chef eller verksamhetsförändrare göra? Vad har du för förutsättningar? Hur ser det ut från ett medarbetarperspektiv? Vad behöver förflyttas? Eller vad kan behöva stanna ibland? Och hur ser det ut på organisationsnivå? Behöver vi förändra mycket eller kanske lite?
Den här ”diagnosen” kan vara dig behjälplig om du delar upp det på det här sättet. Just för att kunna kommunicera det sedan.
Modellen i filmen
Workshop: ställ din egen "diagnos"
Upplägg: Film + frågor att fundera över på egen hand.
Passar för: Förändringsledare som vill planera kommande process.
Syfte: Få en konkret bild av vad förändringen kommer att innebära: för dig, medarbetarna och organisationen i stort, så att du lättare kan kommunicera detta.
Tid: 1–2 timmar, som kan delas upp på flera tillfällen.
Gör så här
- Börja med att titta på filmen här ovan – Att leda förändring del 5.
- Utgå från modellen i filmen och fundera över din roll i förändringsprocessen. Vad kan du och vad kan du inte göra utifrån ditt handlingsutrymme? Skriv ner dina svar.
- Fundera sen över dina medarbetare. Vilka förutsättningar har de och hur kommer de att kunna hantera de förändringar ni ska göra? Skriv ner dina svar.
- Den sista delen handlar om hur verksamheten är uppbyggd och vilka förutsättningar som finns för att genomföra förändringar? Skriv ner dina svar.
- Fundera över vad som behöver göras i form av handlingar och mål. Tänk igenom respektive del: den som handlar om dig själv, dina medarbetare, och organisationen i stort. Skriv ner dina svar och sätt ett streck på linjen för varje handling eller mål som behöver uppnås.
- När du tittar på samtliga delar får du en temperaturmätning, eller en “diagnos”, på hur ni ligger till och vad som behöver göras. Diagnosen gör det lättare för dig att kommunicera, till medarbetare eller ledning, och konkretisera det du tänker behöver göras.
Vill du veta mer om förändringsledning?
I fem korta filmer ger professor Katarina Gidlund goda råd om hur man lyckas.
