Annika Olin och Susanna Arfert

Annika Olin, projektledare och Susanna Arfert, sjuksköterska.

Smärtcentrum Danderyds sjukhus

”Vi kan vård, men visste inte hur man gör film”

Men nu har Smärtcentrum ett helt digitalt bibliotek till sina patienter

– Utan covid-19 hade vi aldrig gjort det här, konstaterar Annika Olin som blev digital projektledare över en natt utan att “kunna teknik”. För sjuksköterskan Susanna Arfert, som precis hade börjat på Smärtcentrum, blev det nya jobbet inte alls som hon hade tänkt sig.  – Jag arbetar med människor och kan producera vård, men nu plötsligt skulle jag göra filmer. Jag är ju ingen skådis!

På Smärtcentrum på Danderyds sjukhus blev det tvärstopp med det mesta när Covid slog till mars 2020.

– En del av vår personal var utlånade och andra inte. Hur skulle vi nu kunna hjälpa våra patienter? Vi bestämde oss för att digitalisera vårt introduktionsprogram för att kunna fortsätta ta emot patienter, men ingen hade gjort det här tidigare så det fanns ingen att fråga om råd, berättar Annika.

Tidigare hade patienterna kommit till mottagningen för att vara med på föreläsningar och för att träffa sitt team av sjuksköterskor, läkare, sjukgymnaster, arbetsterapeuter och psykologer. Men för en icke överskådlig framtid var inte det möjligt längre.

Efter ett sökande bland tekniska lösningar för att kunna producera och presentera all information så fanns ett digitalt introduktionspaket på plats tre månader senare.

Läs mer nedan om deras förändring.

Arbetssätt i detta exempel:


  • Chattsamtal
  • Gruppmöte via video
  • Modulbaserad behandling
  • Videomöten
Illustration på en glödlampa

Film (3 minuter) med Annika Olin, projektledare Smärtcentrum Danderyds sjukhus.

Textversion av filmen

Det var ju så här att 2020 i mars kom pandemin till Sverige och det blev kaos. Vi här på smärtrehab var tvungna att stänga vår verksamhet för att bistå övriga sjukhuset. Och där stod vi, vi ville möta våra patienter fortfarande men inte fysiskt, för det kunde vi ju inte. Så vad skulle vi göra?

Tidigare hade vi haft en studio och filmat och gjort sådana saker så vi visste lite grann om det. Men det här kunde vi ju inte använda oss av nu. För om vi skulle göra det här, alltså omvandla våra föreläsningar gruppsammankomster och så till någonting digitalt då behövde vi göra det här i massproduktion på något sätt.

Alla behövde vara engagerade, alla behandlare här. Så jag blev utsedd till projektledare och vi hittade sätt. Via Teams såg vi först att det fanns en möjlighet att filma att nå en Powerpointpresentation som man delade på skärmen. Det var en liten ruta längst ner till höger där man såg en bild på den som pratade. Sen kom vi fram till att Powerpoint är nog bättre att göra det här i. Och så fortsatte vi så.

Men var skulle vi lägga alla filmerna sen? Det skulle vara användarvänligt på något sätt. Jaha, på hemsida kanske eller kanske något annat sätt? Det blev den nationella plattformen ”Stöd och behandling” som vi  såg var perfekt för oss. Det resulterade så småningom i att vi fick ett helt bibliotek med filmer, med övningar, ljudfiler, dokument. Det var formulär som patienten kunde skriva i. Vi skickade, spara-skicka till behandlaren, en chattfunktion. Man kunde fråga behandlaren och få svar.

Alla möjliga sådana här funktioner som vi hittade i efterhand. Till och med översättning av vissa filmer där vi länkade till Youtube. Alla de här stegen hade vi ingen aning om från början. Det har varit en resa och den har gått bra. Patienterna har blivit väldigt nöjda, och vi som behandlare också. Det har blivit ett fantastiskt komplement till vår vanliga verksamhet som vi bedriver i vanliga fall.

Det här kommer vi att fortsätta med.

Hur fungerar ert nya arbetssätt?

Susanna: När en patient börjar sin rehabilitering hos oss får de en introduktion genom ett antal moduler på en digital plattform som innehåller filmer, ljudfiler, utvärderingar och självskattningar. Vi behandlare kan hela tiden se hur långt patienten kommit i programmet och styra i vilken ordning de gör saker. Den professionsgrupp som gjort respektive film följer alltid upp med patienten samma vecka för att ge dem möjlighet att reflektera och ställa frågor. Vi kan både chatta, ha enskilda videomöten eller gruppmöten via video.   

Tidigare när föreläsningarna var fysiska så anpassade vi dem alltid efter den specifika gruppen, eftersom livssituationerna ser så olika ut. Men i och med att det var bråttom nu så kunde vi bara spela in en enda film och därför var vi tvungna att komma överens om vad vi skulle berätta i den filmen, och det var förstås en svårighet. För en 19-årig hockeyspelare handlar hälsa om en sak, och för en 50-åring som lever på försörjningsstöd och kanske aldrig kan komma ut i arbetslivet igen, handlar det om något annat. Så filmerna blev inte så anpassade till en början.

Film (2 minuter) med Susanna Arfert, legitimerad sjuksköterska på Smärtcentrum Danderyds sjukhus.

Textversion av filmen

Så här fungerar det för oss.

Vi har ett digitalt introduktionsprogram. Vi släpper filmer, ljudfiler och övningar på en plattform som heter ”Stöd och behandlingsplattformen”. Patienten loggar in via 1177 för att komma till plattformen.

Vårt digitala introduktionsprogram är under fyra veckor. Varje vecka släpper vi en modul med ett antal filmer. Jag följer upp i början av veckan för att se att tekniken fungerar och att patienten har lyckats
se filmerna.

I slutet av veckan eller i början av nästa vecka följer professionen som har gjort filmen upp med ett videobesök där patienten har möjlighet att ställa frågor och reflektera över filmen de har sett.

Efter fyra veckor har vi ett uppföljande videobesök med läkaren där man tittar hur kommande eller fortsatt rehabilitering ser ut.

Det som är fördel med det här är att patienten har tillgång till materialet under 90 dagar. Patienten kan titta på det om och om igen och kan titta även med anhöriga så att anhöriga får större förståelse för patientens situation. Och ökad kunskap om vad långvarig smärta är.

Hur kom ni igång?

Annika: Det var bara att sätta igång, vi hade inget val. Och jag räckte inte direkt upp handen men jag har jobbat som projektledare tidigare och var väl mest lämpad. Så det var bara att försöka lösa allt. Mest tekniskt förstås. Allt material skulle digitaliseras och vi började göra filmer av powerpointpresentationer. Några satte igång och blev på så sätt ambassadörer – de visade att det faktiskt fungerade. Och sen rullade det på.

Susanna: Eftersom jag var ny på jobbet så var allt ändå nytt för mig, jag kunde inte säga “vi brukar göra på det här viset” – jag visste ju inte. Och vi var tvungna, vi bara gjorde, och då blir det vardag. Jag blir så förvånad när det fungerar – det är så roligt och spännande!

Hade ni några utmaningar?

Annika: Massor! Framför allt med tekniken, innehållet kan vi ju. Tidigare hade vi filmat läkare i en studio, med riktig utrustning och redigering och tutti balutti, men det blir jättedyrt – det kunde vi inte göra nu när vi behövde massproducera filmer. Vi kunde heller inte bara ta de bilder vi använt i powerpointpresentationerna tidigare. Så det handlade om att lösa olika saker som illustrationer, ljud, ljus och var filmerna skulle ”bo” – skulle vi göra en hemsida eller fanns det alternativ? Vi bestämde oss för att använda stöd- och behandlingsplattformen på 1177 och filmerna spelade vi in med hjälp av en inspelningsfunktion i powerpoint. Det dåliga ljudet fick vi ordning på med hjälp av en konferenstelefon som hade högtalarfunktion, och den till början fladdriga bilden på filmerna visade sig försvinna när vi släckte lysröret i taket…

Susanna: De första filmerna var svårast – vi hade ingen aning om hur man gör en film. Vi vet vad vi pratar om och är trygga i det, men vi är inga skådespelare. Man börjar tänka på hur man ser ut, och hur man låter – det är svårt att höra sin egen röst på det sättet. De flesta filmerna syns vi inte på nu, utan bara hörs.  

Hur var det att leda processen med att byta arbetssätt?

Annika: Jag är van vid förändringsledning och en del av det handlar om motstånd, så att det fanns ett motstånd känns helt naturligt. Många var skeptiska och undrade om det skulle fungera att inte få träffa patienterna rent fysiskt, men samtidigt var alla villiga att prova och engagerade sig verkligen. Och hårt slit bar frukt. När utvärderingarna visade att patienterna tyckte att det fungerade så kändes det jättebra.

Motstånd kan ju också handla om att plötsligt bli bedömd av sina kollegor eftersom det här sättet att jobba på är transparent på ett annat sätt, man är tvungen att vara öppen och visa hur man gör. Men på det här sättet har vi också fått ett kunskapsutbyte.

Vad har ni lärt er längs vägen?

Annika: I första processen var det mycket synkronisering, att försöka samsas om en film. Men vi kan inte bemöta alla på samma sätt så nu i andra omgången har vi kunnat differentiera och har ett helt biblioteket med olika slags filmer för att det ska passa så många som möjligt. De finns även översatta till fem olika språk: arabiska, persiska, tigrinja, spanska och turkiska.

Susanna: Vi har lärt oss att inte vara rädda för teknik, rädslan för digitalisering försvann när vi blev tvingade till det här. Alla har lärt sig videomöten och att prata in powerpoints och att vi inte gör lika mellan teamen trots att vi arbetar på samma enhet. De första filmerna blev på ett sätt men nu efter de första utvärderingarna så gör vi om dem och känner oss mer nöjda. Det digitala är ju inte bara tillfälligt, det här kan vi använda även i framtiden som komplement till fysiska besök.

Vad är ert nästa steg?

Susanna: Vårt mål är att ha en digital introduktion och bedömning för människor i behov av språktolk, då kommer en helt ny värld att öppna sig. Vi kommer inte behöva sätta ihop grupper utifrån språk – vad är det liksom, att man pratar samma språk – utan kan ha grupper utifrån ålder, eller den livssituation man befinner sig i. Något som är mer relevant än att man pratar samma språk.

Annika: Vi håller också på att göra ett digitalt vidmakthållande program som patienterna kan fortsätta med när de är färdiga med sin rehabilitering hos oss.

Film (1 minut) med Annika Olin, projektledare Smärtcentrum Danderyds sjukhus.

Textversion av filmen

Mitt tips till er som vill utveckla er verksamhet digitalt är att.

Nummer ett: Skaffa en projektledare som håller i alla trådar.

Nummer två: Tro inte att ni behöver veta allting från början. Ta det i steg.

Den första där, projektledaren, är bra för att hålla samman gruppen.

Alla är vi i olika processer och har olika förhållanden till det digitala. Det är ofta de där små detaljerna som får det att fallera. Ni vet det där med att liten tuva stjälper ofta stort lass.

Det gäller även här.

Det är lite grann som att köra bil i en okänd terräng. Man kör så länge man vet vart man ska. Sen kommer man till en korsning där det står vägskyltar. Samma sak är det här du kommer inte att ha alla svar från början. Kör så länge du kan och sen kommer frågorna och svaren kommer då också.

Så prova och det kommer att gå bra.

 

Vilka mervärden upplever ni?

För patienten

  • Sparar tid
    Att inte behöva ta ledigt från jobbet utan kunna göra programmet när det passar en själv.
  • Ökad tillgänglighet
    Att kunna titta på samma film flera gånger och även visa för anhöriga.
  • Ökad flexibilitet
    Tidigare har man fått sluta programmet om man missat för mycket, men nu finns det en chans att komma ikapp.

För medarbetaren

  • Jämnare arbetsvolym
  • Ökad förståelse för patienten
    Vid videomöten, när man till exempel visar hur de kan göra övningar i sitt hem, får man även se en annan del av familjesituationen.
  • Bättre förförståelse hos patienten
    När patienten läst och sett ett material innan man ses på ett videomöte så blir det ett bättre samtal.
  • Mer effektiv arbetstid
    Slipper uteblivna möten och sådant som tar tid runt de fysiska träffarna.

För verksamheten

  • Ökad kapacitet
    Behöver inte vänta in en hel ny grupp utan patienten kan börja sin introduktion direkt, och fler patienter omhändertas.
  • Ökat kunskapsutbyte
  • Det som är svårt och trögt till en början kan bli spännande och utvecklande.

Vill du veta mer?

Om du har en specifik fråga om hur de jobbar digifysiskt på Smärtcentrum på Danderyds sjukhus så svarar Susanna Arfert så fort hon har möjlighet. Mejla susanna.arfert@sll.se