Robert Liljebäck, undersköterska, mottagningen Endokrina tumörer och sarkom, Karolinska universitetssjukhuset.

Karolinska Universitetssjukhuset

”Vårt nya sätt att arbeta är både säkrare och smidigare”

Publicerad 19 december 2022

Hösten 2022 började mottagningen Endokrina tumörer och sarkom på Karolinska universitetssjukhuset digitalisera sin förhandsinformation och kontakt med patienter inför operation.

Idag sparar personalen tid, patienten hinner förbereda sig och har möjlighet att ställa frågor och dessutom är kommunikationen mer patientsäker. – Numera flyter arbetet på smidigare än någonsin, säger Robert Liljebäck, undersköterska.

Mottagningen Endokrina tumörer och sarkom utreder, opererar och behandlar benigna tumörer och cancer i sköldkörteln, neuroendokrina tumörer i buk samt mjukdelstumörer. I september 2022 fick mottagningen frågan om att delta i ett pilotprojekt. Syftet var att förenkla och förbättra sättet att arbeta inför operationer.

– Inför en operation finns det en hel del att stämma av. Tidigare skickade vi en del informationen via SMS och en del via brev. Därefter skulle patienten ringa in till en telefonsvarare och bekräfta att hen tagit del av informationen. Sedan skulle vi lyssna av svararen och söka patienter som inte ringt tillbaka. Det var tidsödande, säger Robert Liljebäck.

Det nya arbetssättet innebär att förhandsinformation och kontakt med patienter som ska opereras nu sköts digitalt. Patienterna har möjlighet att chatta med mottagningen och viktig information riskeras inte bli försenad eller borttappad med posten.


Arbetssätt i detta exempel:

  • Digital tidsbokning
  • Chattsamtal
Illustration på en glödlampa

Hur arbetar ni digifysiskt?

Robert: Inför en operation måste patienten förbereda sig och i god tid få reda på tid och plats för operationen. Vi vill också vara säkra på att patienten kommer till operationen och har förberett sig på rätt sätt. Det finns även saker vi behöver ha svar på. Det är rutinfrågor om vaccination mot covid, om patienten fått eventuell vård eller varit på tandläkarbesök utomlands nyligen. Patienterna ska också känna till hur man bokar om sin operationstid och kunna komma i kontakt med oss om hen har frågor.

Vårt nya arbetssätt innebär att vi skickar ut ett informationspaket till våra patienter inför operation via regionens app. I paketet ingår själva kallelsen till operation med tids- och platsangivelse, information om hur patienten ska förbereda sig inför operationen och frågor som patienten ska besvara. Det finns även en ruta där patienten kan chatta med oss, ställa frågor eller ge ytterligare information, vilket gör att det blir en aktiv kommunikation.

Sist, men inte minst, finns en ruta där patienten bekräftar operationstiden och att hen tagit del av reglerna och vad som gäller vid ett eventuellt återbud.

Vi har etablerat en rutin att flera gånger om dagen gå in i verktyget för att hålla oss uppdaterade och svara på eventuella frågor.

Film (2,09 minuter) med Robert Liljebäck, undersköterska, mottagningen Endokrina tumörer och sarkom, Karolinska universitetssjukhuset.

Textversion av filmen

Inför en operation finns det mycket man behöver stämma av med en patient. Det gör vi numera digitalt, istället för per brev som vi tidigare gjorde. Patienten behöver veta vart den ska gå på operationsdagen och hur den ska förbereda sig i god tid. I det digitala paketet som vi skickar ut finns det olika delar där patienten ska svara på olika frågor. Till exempel om patienten har fått vård utomlands, varit hos tandläkare utomlands, om patienten är vaccinerad mot covid och så vidare.

Vi vill vara säkra på att patienten kommer till operationstiden och då har de möjlighet att bekräfta det elektroniskt. De behöver också veta hur de avbokar eller ombokar tiden, om det behövs och hur de ska komma i kontakt med oss.

Patienten har ju redan fått den här hälsodeklarationen utskickad via regionens app 1177. Så när vi skickar ut det digitala paketet kommer patienten att kunna besvara de här frågorna som jag tidigare nämnde. De har också möjlighet att chatta och ställa frågor till oss om oro och funderingar kring operationen. I det här digitala paketet ingår också kallelsen med tid och plats så att patienten vet vart hen ska gå. I paketet finns en ruta där patienten kan bekräfta om patienten kommer att komma på operationstiden. Det finns också information om regler gällande återbud, vad som gäller om man vill avboka operationen av olika skäl.

Vi har en rutin att vi går in flera gånger om dagen i gränssnittet för att kolla om patienter kontaktar oss för frågor eller annat.

Varför ändrade ni ert sätt att arbeta?

Robert: Tidigare skickade vi en del information inför operation via SMS och en del information via brev. Därefter skulle patienten ringa in till en telefonsvarare och bekräfta att hen tagit del av informationen. Det var tidsödande. Det gick åt mycket tid att söka patienter som inte ringt tillbaka för att få bekräftelse på att informationen om operationen gått fram och för att få bekräftelse på att tiden passade.

Med dagens postgång har det dessutom blivit svårare att nå patienter i tid. Innan vi ändrade arbetssätt behövde vi skicka brev minst en och en halv vecka i förväg för att vi skulle vara säkra på att kallelsen kom fram i tid så att patienten skulle kunna förbereda sig inför operationen.

Vilka fördelar ser du med ert nya sätt att arbeta?

Robert: Nu slipper vi lägga tid på att jaga patienterna via telefon och vi slipper också lyssna av inspelade meddelanden på telefonsvararen. Vi kan direkt se om patienten öppnat våra meddelanden och tagit del av vår information. Tack vare att patienten kan ställa frågor och chatta med oss har vi möjlighet att föra en dialog.

Vi vet också att ingen känslig personinformation riskerar att hamna i fel brevlåda, i och med att vi använder oss av säker inloggning.

Numera slipper också patienten sitta och vänta på att bli uppringd och kan känna sig säker på att hen får tillräckligt med tid att förbereda sig inför operationen.

Vilka utmaningar ser du med ert nya sätt att arbeta?

Robert: Alla är inte digitaliserade. Och personer med reservnummer eller spärrad journal kan inte använda sig av denna lösning. Så för dessa personer behöver vi lösa kommunikationen på andra sätt.

Film (2,06 minuter) med Robert Liljebäck, undersköterska, mottagningen Endokrina tumörer och sarkom, Karolinska universitetssjukhuset.

Textversion av filmen

Med det här nya arbetssättet slipper vi jaga patienter. De har möjlighet att svara när de vill. Vi slipper problemet att de inte vill svara när okända personer ringer. De har möjlighet att chatta med oss. De kan ställa frågor och ha funderingar och prata om vad de är oroliga för när det kommer till deras operation. Ja, det funkar jättebra verkligen.

Vi har också möjlighet att kunna se om patienten har läst informationen. Även om de inte har besvarat den så kan vi i alla fall se att de har läst och tagit emot informationen. Det är jättebra också.

Patienterna loggar ju in sitt bank-id och då blir det mer patientsäkert. Tidigare skickade man operationskallelser med posten och de kunde hamna i fel brevlåda. Så det här är väldigt mycket säkrare när det gäller det. Numera behöver inte patienterna sitta och vänta på att bli uppringda utan de kan kontakta oss direkt. Eftersom vi har en god rutin att gå in i inkorgen flera gånger om dagen så svarar vi oftast med väldigt kort varsel.

Utmaningen kan vara att de patienter vi kontaktar inte är så digitala. Det kan vara äldre patienter som inte har internet eller telefon. Det kan vara patienter med skyddad identitet eller som har reservnummer. Då är det tyvärr inte möjligt att ha ett bank-id. Men i övrigt ser vi inga större hinder.

Vad har ni lärt er på vägen?

Robert: Att lägga mycket tid på inledningsskedet och fundera igenom vad som behövs och är till nytta för patienten.

Film (1,0 minuter) med Robert Liljebäck, undersköterska, mottagningen Endokrina tumörer och sarkom, Karolinska Universitetssjukhuset.

Textversion av filmen

Det är en god idé att lägga mycket tid på inledningskedet. Att fundera igenom vad som egentligen behövs och vad som är till nytta för patienten. Det har varit jättebra för oss.

Vi har också insett att vi inte riktigt var på rätt spår från början och har strukit vissa saker. Från början hade vi en hälsodeklaration inlagd i paketet. Men den skickas oftast ut mycket tidigare till patienten och är redan ifylld. Det blir liksom dubbel information och då blir det inte lika klart.

Men nu tycker vi att vi har den rätta informationen och att informationen går till patienten på rätt sätt.

Vilka mervärden upplever ni?

För patienten

  • Ökad trygghet inför operationen
    Patienten får ett informationspaket och möjlighet att själv ställa frågor och ge information.
  • Mer tid att förbereda sig
    Eftersom informationen når patienten tidigare hinner hen ta ställning till om tiden passar och ordna praktiska förberedelser.

För medarbetaren

  • Smidigare arbetssätt
    Personalen sparar mycket tid och slipper ”jaga” patienten. Dessutom ser personalen om patienten tagit del av informationen.
  • Bättre kunskap om patienten
    I och med att det går att direktkommunicera med patienten kan personalen ta del av viktig övrig information, som till exempel oro inför operationen.

För verksamheten

  • Ökad patientsäkerhet
    Patienten loggar in via regionens app och informationen riskerar varken att komma bort eller hamna i grannens brevlåda.
  • Effektivare arbetssätt
    Medarbetarna får möjlighet att ägna sig åt annat än att söka patienterna telefon- och brevledes.