Ylva Zimmermann, leg. arbetsterapeut och Linda Vogt, systemförvaltare och leg. sjuksköterska

Aleris Dalengeriatriken

"Patientsäkerheten har ökat och vi har mer tid för varje patient"

Publicerad 17 november 2022

När patienterna på Dalengeriatriken fick börja bidra till sin egen journalföring blev resultatet över förväntan. Patienterna blev mer delaktiga samtidigt som personalens administrativa tid minskade.

– Nu har vi mer tid för varje patient samtidigt som patientsäkerheten har ökat, säger Linda Vogt, leg. sjuksköterska som utvecklat det digitala verktyget som gör arbetssättet möjligt.

På Dalengeriatriken vårdas personer över 65 år, men även yngre patienter med behov av geriatrisk kompetens. Till vårdavdelningen på Dalens sjukhus kommer patienter dygnet runt antingen via direktintag eller via remiss från husläkare i hemmet, akuten, vårdcentraler eller med ambulans.

På avdelningen använder medarbetare och patienter ett digitalt verktyg som Linda Vogt, leg. sjuksköterska och systemförvaltare på Aleris utvecklat. Patienten svarar på enkla frågor i en iPad, ensam eller tillsammans med personalen, och uppgifterna kommer automatiskt in i patientens journal.

– Tidigare ställde vi en rad frågor till patienterna, antecknade svaren på papper och skrev sedan in det i journalen när patientmötet var över. Nu går patienternas svar rätt in i journalmallarna, säger Ylva Zimmermann, arbetsterapeut.

Det nya sättet att arbeta har medfört att patienterna blivit mer involverade och engagerade i sin egen vård. Farhågan att iPaden skulle bli ett hinder i samtalet visade sig vara felaktig och även de allra flesta av de äldsta patienterna uppskattar att själv kunna svara på frågor i iPaden.


Arbetssätt i detta exempel:

  • Samla in uppgifter digitalt
Illustration på en glödlampa

Hur fungerar ert nya arbetssätt?

Ylva: Patienten svarar på enkla frågor i en iPad på egen hand, före besöket, eller tillsammans med oss i personalen under besöket. Frågorna finns i ett antal färdiga digitala mallar. Ett exempel är en mall om smärta där patienten markerar var hen har ont i en enkel skiss och får hjälp att beskriva smärtan. Patienternas svar går direkt in i journalen.

Numera jobbar vi även med en liknande modell över sår, där uppdaterad forskning på området hela tiden förs in.

Film (2,35 minuter) med Linda Vogt, systemförvaltare och legitimerad sjuksköterska.

Textversion av filmen

Vi jobbar med ett digifysiskt verktyg som gör att patienten blir delaktig i sin egen vård.  Jag började ta fram det här verktyget 2014, som vi sen kunde implementera redan 2017 i våra ASIH-verksamheter. Det är avancerad sjukvård i hemmet.

Vi har även kunnat implementera det på våra geriatriska avdelningar, på Handen och Dalen som vi är på här idag. Och idag är det ungefär 700 som använder verktyget.

Det vi gjorde var att vi tog pappret till Ipaden, färdiga digitala mallar, som är enkla att använda både för vårdpersonal och för patienten. Antingen använder patienten det själv, eller så gör vårdpersonalen och patienten det tillsammans.

Tidigare var det lätt att glömma och räkna fel. Nu gör systemet det automatiskt. Så den kommer visa dig, om du råkar glömma någonting. Då får du en påminnelse och så skickar den även in det rakt in i journalen.

En annan mall som vi använder oss av är en smärtmall. Där kan patienten lätt fylla i var den har ont. Sen kommer systemet visa och berätta om olika förslag på typer av smärta och även hur ont man har. Det är en enkel skiss som patienten kan använda sig av och markera var han eller hon har ont.

Vi har även en mall för sårdokumentationen som hjälper oss att ge förslag på omläggningar man ska göra på en patient. Beroende på vilken sorts sår den har.

Vi har även börjat lägga in vårdprocesser för patienten i vårt verktyg. Det innebär att vi låter verktyget styra patientens vårdflöde. Förr i tiden gjordes det manuellt istället för att lägga tiden på att vårda patienten. Nu låter vi vårt verktyg styra patienten framåt i vårdflödet. Vi skickar till exempel en egen anamnes hem till patienten, där patienten besvarar några frågor som är väldigt enkla. Det kan vara var man bor, om man är sambo och telefonnummer så att det är aktuellt. Sen skickar patienten tillbaka det och när man ska skriva in patienten så kan man fokusera på de viktiga frågorna.

Varför ändrade ni ert arbetssätt?

Linda: För att slippa det tidsödande administrativa arbete som det innebär att först ta anteckningar för hand på papper vid ett patientmöte, sedan stoppa anteckningarna i fickan, leta rätt på en ledig dator och föra in anteckningarna i efterhand. Nu gör vi det direkt, och får mellan fem och tio minuter extra åt varje patient.

Film (1.31 minuter) med Ylva Zimmerman, Legitimerad arbetsterapeut.

Textversion av filmen

Vi upplevde här på Dalengeriatriken att vi satt väldigt mycket framför datorn och dokumenterade. Vi ville frigöra tid så vi kunde vara med patienterna istället för att sitta bakom datorn och bara skriva. Sen upplevde vi också att vi dokumenterade väldigt olika. Ibland glömde man att fråga patienterna om viss information. Då var det bra att ha de här fasta mallarna. De blev som ett kom-ihåg. Vi dokumenterade ungefär lika och det blev lättare att hitta information i journalen. På så sätt blev det mer patientsäkert.

I början var jag orolig att förlora närvaro och kontakt med patienten när jag sitter med en padda framför mig. Men eftersom det går så snabbt att klicka i så har jag tid över att möta patientens blick och verkligen prata om andra saker också. Eftersom jag bara klickar i svaren som finns behöver jag inte fundera på att formulera mig när jag sitter vid datorn, utan allting är färdigformulerat. Det är också likartat för alla mina kolleger, vi formulerar oss på samma sätt.

Det har varit lätt att förändra och förbättra mallarna utifrån behov. Ibland kommer vi på att det här sökordet behöver vi ha med, eller inte ha med. Då har det varit snabbt och lätt att ändra dem.

Vilka fördelar ser ni med ert nya sätt att arbeta?

Linda: Den största fördelen är att patienterna blir delaktiga i sin egen vård. Det har visat sig att våra patienter upplever en ökad känsla av kontroll, i och med att de själva är med och fyller i mallarna. Vi sparar dessutom mycket tid genom att administrationen går så mycket snabbare. Dubbeldokumentationen är borta.

Film (1.40 minuter) med Linda Vogt, systemförvaltare och legitimerad sjuksköterska.

Textversion av filmen

Det finns flera fördelar med det här verktyget. Vi får mera tid för patienten och vi slipper dokumentera så mycket. Dubbeldokumentationen är borta. Och kanske det viktigaste, att patienten blir delaktig i sin egen vård.

Vi har även sett att vi har mycket kvalitet att vinna på det här. Först det att man skickar in det rakt in i journalen. Sen är det patientens egna ord som kommer i journalen, det är ingen som tolkar vad de säger. Det andra är också att vi får en jämlik vård. Även de patienter som har svårt att tala, som kanske har smärtor i munnen, de behöver inte anstränga sig utan de klickar bara. Sen kommer det generera en text.

Sen har vi också översatt vissa mallar till olika språk, för att underlätta för de som inte kan svenska språket så bra.

Vi har fått ett nytt synsätt på patienten. De säger själva nu, att det här är mitt behov. Annars kan vi som vårdpersonal tro att det här är hans behov. Nu är det också lättare att hitta i journalen. För man vet exakt var man ska leta, nu när alla mallar går till samma sökord. Det underlättar också för läkarna att snabbt hitta information om en patient.

Ylva: Numera får jag mer tid som jag kan använda till patienten i stället för att dokumentera. Sättet vi skriver på har även blivit mer likartat eftersom dokumentationen inte blir avhängig av vem som skriver. Då blir det även lättare att hitta information i journalen. Mallarna fungerar även som en checklista, man blir påmind om saker som man måste ta reda på, fråga om. Det innebär att patientsäkerheten ökar.

Eftersom modellerna är översatta till en rad olika språk kan även patienter som inte talar svenska göra sig förstådda.

I början var jag orolig för att förlora känslan av närvaro i samtalet med patienten eftersom vi har en iPad mellan oss. Så blev det inte. Det blev tvärtom. Numera slipper jag fundera på hur jag ska formulera anteckningarna och kan i stället bara klicka in svaren.

Film (0.55 minuter) med Ylva Zimmerman, Legitimerad arbetsterapeut.

Textversion av filmen

Det har förändrat mitt jobb på så sätt att jag får mer tid över till patienten. Förut var jag tvungen, när jag satt och pratade med patienten, att skriva ner informationen på ett papper. Sen gick jag till datorn och dokumenterade och var då tvungen att fundera över formulering. Ibland var jag tvungen att gå tillbaka till patienten om jag hade glömt en fråga. Nu finns mallarna direkt på Ipaden, så jag klickar i. Och jag glömmer ingen fråga eftersom allting finns i Ipaden.

Sen skickas det till TakeCare. Vid behov kan jag gå in och ändra, revidera eller lägga till. Det kan jag också göra på Ipaden direkt, så det går väldigt fort.

Har ni några råd till andra som vill utveckla sitt arbetssätt?

Linda: Lyssna på medarbetarna och inför förändringen gradvis. Ha förståelse för att man kan känna sig osäker i början och därför behöver extra stöttning i inledningsfasen.

Här jobbar vi också med spetsanvändare, det vill säga personal som utbildats i den nya metoden och snabbt kan introducera den för andra medarbetare.

Film (1.16 minuter) med Linda Vogt, systemförvaltare och legitimerad sjuksköterska.

Textversion av filmen

Det är viktigt med tydliga mallar och utvecklingsmöten, ständigt. För det är medarbetarna som ska använda verktyget. Och för att ha nytta av det så behöver de känna att de blir hörda. Sen vill vi också jättegärna att patienterna är delaktiga i sin vård, så de behöver också komma till tals. Det gör vi genom att vi ständigt har uppföljningsmöten, där medarbetarna talar om vad som går bra och vad som går mindre bra.

Vi behöver också lära upp medarbetarna så att de vet hur man hanterar ett verktyg som det här. Och om något går fel ska det vara snabb support så vi kan hjälpa dem. Någonting som har fungerat jättebra hos oss är att vi har spetsanvändare. Det är en utbildad personal som jobbar på varje avdelning som kan lite extra om det här verktyget. De kan vara med och hjälpa och stötta både den personalen som jobbar och nyanställd personal.

Ylva: Kör! Men räkna med att lägga en del tid i inledningsskedet, och kom ihåg att lägga tid på att utvärdera och gå igenom ert nuvarande arbetssätt. Kanske landar ni i att det ändå är det bästa sättet att jobba på, men då har ni ändå funderat.

Film (0.43 minuter) med Ylva Zimmerman, Legitimerad arbetsterapeut.

Textversion av filmen

Om jag skulle ge ett råd till någon som vill förbättra och utveckla sitt arbete, så gör det, sätt igång! Det är alltid viktigt att ifrågasätta vad man gör och jobbar vi på rätt sätt, mest effektivt, mest patientsäkert och på sättet som är bäst för patienten?

Kanske man gör det och det leder inte till någon förbättring, men då vet man det. Eller så blir det en förbättring som är bra för alla.

Vilka mervärden upplever ni?

För patienten

  • Ökad delaktighet och känsla av kontroll
    Patienten är själv med och fyller i svar om sitt mående och får därmed ökad insyn i sin egen vårddokumentation.

För medarbetaren

  • Mer tid för patienterna
    Minskad administration ger mer tid för varje patientmöte.
  • Mer strukturerad vårddokumentation
    Lättare att hitta information i patientjournalerna då anteckningarna är mer likartade.

För verksamheten

  • Stärkt patientsäkerhet
    Mallarna med frågor fungerar som en checklista och minskar risken att en fråga glöms bort. Patienternas svar förs direkt in i journalen vilket minskar risken att svar misstolkas.
  • Minskad administration
    Patientens svar förs direkt in i journalen i stället för att medarbetarna först antecknar under patientmötet och sedan skriver i journalen i efterhand.